如何管理自己的時間?

你好,歡迎來到《巷內商學院》。

這週依舊是圍繞著「管理學」的內容來為你講述。

 

在開始今天的內容之前,我想先請問你:「你平常都是怎麼規劃時間的?」

 

不知道你是不是常見的那種「時間規劃法」的愛用者?

什麼是「常見的時間規劃法」?就是我們以前在唸書時候的「課表法」。

某年某月某日星期幾,幾點幾分要做什麼,執行幾分鐘……。

 

你身邊也許就有這種朋友,每年的年末就會到書局,高級一點的就跑到誠品去物色明年的行事曆筆記本。
而且一般的橫條紋筆記本他們還不要,還必須得是能分日、週、月,最好還有一大格空白備註欄,總之功能是越多、越詳盡就越好。

你仔細看一下這種朋友,他們有沒有什麼特徵?

其實有的,他們的特徵就是:「一般都很忙!而且總是不知道在忙些什麼?

這裡說的「不知道在忙些什麼」並不是說他們很神秘,而是說:「他們多半只是為了讓自己忙起來而忙」,也就是「瞎忙」。

你可能會覺得疑惑,說:「他們的生活看起來很忙碌、很充實啊!怎麼會變成瞎忙了呢?」

因為這種「課表式的時間規劃法」其實是種社會陷阱,它會讓你對「忙碌」、「充實」之類的概念上癮。一旦你慢下來了、空下來了,你就會開始慌亂,讓你覺得自己好像應該要找點事做。於是你又把自己的行程排得更滿,讓自己越變越忙,陷入「惡性循環」的死胡同。

最後你才發現自己的行程根本就趕不完,而且計畫之外的事總是會打亂你的行程,壓縮你完成其他事情的時間,於是面對每個任務你都只是蜻蜓點水,敷衍了事,最後變成一事無成的「瞎忙」。

不曉得你小時候有沒有過這樣的經驗?

你的媽媽,或安親班老師總喜歡幫你安排這樣的規劃。
早上幾點起床、起床之後讀一小時英文、算一小時數學、背一小時唐詩、中午幾點吃飯、晚上能看多久電視、幾點上床睡覺……等。

如果你有過這種經驗,那你就會知道這種「課表式的時間規劃法」的效果奇差!
而且時間一長就會讓人感到厭煩,反而事倍功半。
為什麼會這樣呢?

因為這種「課表式的時間規劃法」其實是錯的,一個人時間根本就不該用這種方法來規劃。

「課表式的時間規劃法」會讓你失去衡量事物「輕重緩急」的判斷能力,讓你建立一種「看到任務」就「找筆記本的空格填上」的反應機制

久而久之,你就容易建立一種「總是把那些真正重要的事情搞砸,但卻把那些無關緊要的事情做得很好」的品牌形象。

 

所以,你應該要改用管理學大師 史蒂芬·柯維(Stephen Covey)的「四象限法」來管理你的時間,也就是將事情以「輕、重、緩、急」分到四個不同的象限裡去,就像下面這張圖那樣。

 

螢幕快照 2017-11-27 下午7.58.15

 

你看,在區分完了事情的種類之後,你就知道你該怎麼管理你的時間了。

 

先說最簡單的「第三象限」,也就是「既不重要,又不緊急」的事情。

這些事情是什麼呢?其實你心裡應該有底。

比方說:不停地滑臉書、滑IG啦、追韓劇、一次又一次地重看甄嬛啦、打LOL、看網路小說啦…...等,這些其實就是這種「第三象限」的事情。

這邊建議你先「練習」將這些事情砍掉。不是說休閒娛樂不好,只是你必須先「鍛鍊你的自制力」。等到你有了「說不看就不看」的意志力時,那麼看與不看,對你來說就沒什麼差別了。

 

其次是「第二象限」,也就是「看起來很緊急,但實際上卻不重要」的事情。

其實我們日常生活的大部分時間,就是被這種「第二象限」的繁瑣給吃掉的
因為這些事情往往會被我們「誤認成」是「第一象限」,也就是那些「很緊急而且很重要」的事件來處理。

例如:主管交辦的事情、同事拜託你的事情、體制規定你要去做的事情……等,看起來很急迫,而且「好像」很重要。

這裡要稍微給你一點區分方法,這種「第二象限」類型的事物有兩種特點:

一、你不得不去做;
二、你在做完之後並不會有什麼成就感。

尤其是「第二點」,這就是「第一象限」與「第二象限」的最大差別了。
兩者都是「不得不去做」,但「第一象限」則多了一種成就感

那要怎麼應對「第二象限」的事情呢?

你當然還是得將事情處理好,只是你要「盡量縮減處理這類事務的時間」。
盡可能地將這類的事情都「標準化」與「流程化」,把事情拆解成一個又一個的步驟,建立一套SOP,再一步步地優化整個流程

 

至於「第一象限」,這個部分沒有辦法省時間,因為你「不得不做」,但是「做完會有成就感」,所以……你就捲起袖子做吧

 

其實最困難的,反而是「第四象限」,也就是「其實很重要,但看起來卻沒有急迫性」的事情。

例如:小從學一門外語、健身、減肥、持續學習,大到陪伴家人、教育孩子……之類的事情,其實都是因為「不急迫」,所以往往被我們忽視掉的人生重點

時間管理的最高境界,並不是你把其他三個象限塞得多滿,而是「你能夠騰出足夠的時間去完成這『第四象限』的事!」

我們的人生應該找出自己的使命,堅持過一種有原則的生活。

你可能同時是你主管的下屬、你下屬的上司、你太太的先生、你兒子的爸爸、你母親的兒子、社團的幹部,而且別忘了「你還是你」。
所以,「時間管理」的重點,並不是要你把自己變得很忙、更忙,而是要你停下腳步,好好沈澱一下,思考自己「該如何平衡自己身上各種不同角色的時間」。

最後,我們來看一段在 TED上關於「管理時間」的演講吧!

 

好,以上就是本週的《巷內商學院》,我們下週見!

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