你是在開會?還是在浪費時間?

你好,歡迎來到《巷內商學院》。

這週依舊是圍繞著「管理學」的內容來為你講述。

我們前幾週的內容,都是圍繞著「組織的構成」這個環節來為大家分析企業是如何分工合作的。
但今天開始,則是要著重於組織的「時間管理」來幫大家撥開一些認知的迷霧。

你有沒有這樣的經驗?

在一場會議裡,你完全不知道自己為什麼要坐在這裡?被找來幹嘛?
明明討論的議題都跟你沒有關係,而且手上還有幾封信件要回、幾通電話要打、幾份報告還沒處理完畢,就被抓來坐在會議室裡浪費時間。

而且更可怕的是:「不是主管們在說一些鼓振士氣的廢話,就是報告的人繞來繞去,始終不知道想表達什麼?」

是的,許多公司都有一些不成文的規定,要求員工要參與「晨會」、「午會」、「週會」、「月會」、「員工大會」……等,各種名義的會議。

但是真有必要開這些會嗎?
如果要開會,真的是所有人都必須到場聆聽嗎?

要回答這些問題,我們就得先了解「開會」究竟是什麼?

 

我問你,你心目中的「開會」是什麼?
是把大家找到會議室裡,集思廣益討論一件案子?還是把大家找來宣布一件事?還是把讓大家輪流彙報進度的一個集會?

其實上面這些定義都不甚完全。
因為所謂的「開會」,本質上其實是個「商業模式」。
所以我們應該將它視為「商業活動」來看待。

 

什麼意思?

「開會」,其實是一種用「時間」來換取「結論」的商業模式。
開會的成本是「所有與會者的時間」,而收穫至少應該要是一組「結論」。

也就是說,「開會」基本上就是一門「生意」。
一場有效的會議,就代表能夠創造出比時間成本更有價值的結論。

寫成等式就像這樣:

會議價值 = 結論價值時間成本

根據這一項原則,我們就能將所有會議區分成兩類:

 

一、共識型會議

例如:每天早上的晨會,主要就是主管在前面耳提面命、鼓舞士氣,提醒要大家對自己的工作有認同、有共識,針對目標的溝通之類的會議,就是「共識型會議」。

而這種類型的會議,基本上應該「能不開,就不開」。
應該改用其他方式,例如:Line群組、集體郵件等方式來傳達共識與目標,以減少成本的耗費。

之所以要「能不開,就不開」的原因是「結論價值」不大,甚至可以說是「幾乎沒有結論,而只有政令宣傳的效果」,但如果真的需要這種共識宣傳,那就應當盡量「減少時間成本」

 

二、創造型會議

例如:針對某個事件、客戶、案子,召集大家集思廣益的會議,就是「創造型會議」。

這種類型的會議,則應該遵循「用專業的方法開會」這個原則。
不同行業就應該列出自己領域的「思考流程」,討論也應該要按照這個流程來做思考與提問,而不是大家一屁股坐下來「瞎聊」

 

但無論是「共識型會議」還是「創造型會議」,都應該要注意「時間成本」,還有「達成結論」這兩個要點。

時間成本」的計算很間單,就是:與會者的時薪 x 與會者人數
如果每個人的時薪是200塊,而會議人數是20人的話,那就表示一場1個小時的會議的成本是4000塊。
如果是每天都有的晨會,那麼每個月就要為這樣的晨會花上至少8.8萬。

 

而「達成結論」,也就是「『誰』要在『什麼時間』完成『什麼事』」的明確任務。
如果沒有出現這個結論,整場會議而不決,那很抱歉,這並不叫開會,這叫大家坐下來一起浪費時間。

有鑒於這種時間成本的浪費,許多大公司都有減少這種會議成本的做法。
例如:

臉書規定一次會議只能訂購「一份披薩」,亦即要讓與會者在這份披薩用完之時結束討論;
蘋果拒絕無關者與會;
谷歌則限制「每次會議的人數不得超過8人」;
亞馬遜則是規定「所有資料不得在會議上宣讀,必須在與會之前先讀過」。

以上這些,都是為了「盡力減少會議的時間成本」而訂定的規則。

此外,還有一些能供大家參考的開會方式,例如:站著開會、線上開會、手機群組討論,甚至是為會議室訂定一個付費價格等,都是能夠縮減時間成本的好方法

總之,開會就必須要有結論
如果明知這場會議並非要得出一個結論,或是不是要討論問題,那麼這種會議應該要「能不開,就不開」,以免浪費大家的時間。

當然,你可能會說:「開不開會不是我能決定的!就算我明白了這些,我還是得去開會,還是得去浪費時間。」

嗯,這確實是個好問題。
正因為你覺得無能為力,所以你更該把這篇文章分享出去,讓你的朋友、同事、主管們看到,好讓大家一起減少時間成本才是!

 

好,本週的內容就到這裡。
我們下週見!

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